Todo plan es
un conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo para
concretar una acción. De esta
manera, el plan tiende a satisfacer necesidades o resolver ciertos planes.
Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y
sistematizar información relevante para realizar un trabajo. Esta especie de guía propone
una forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos
disponibles.
Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece
un cronograma, designa a los responsables y marca metas y objetivos.
Toda persona o empresa que decida acometer y diseñar un plan de trabajo
para poder conseguir los objetivos que se ha marcado es importante que conozca
el proceso necesario para establecer aquel.
En concreto, los pasos que debe
seguir son los siguientes: creación de una visión del plan, planteamiento de
una estrategia, establecimiento del citado cronograma, determinación de las
áreas que van a participar, definición de las tácticas, alienación de los
distintos procesos del proyecto, asignación de las personas responsables,
establecimiento de las métricas necesarias, planteamiento y consolidación de
las estrategias de despliegue, y establecimiento de la estrategia de
comunicación.
La tecnología, la informática e Internet dan la oportunidad en la
actualidad de que quien desee realizar un plan de trabajo lo pueda hacer de una
manera sencilla y también de que el seguimiento y gestión de aquel sea de la
misma forma. En concreto, existen varios programas o plataformas que dan esta
opción como sería el caso, por ejemplo, de Comindwork, de Wrike, de
Centraldesktop, de ProjectPier o de Huddle.
Las acciones que aparecen incluidas dentro del plan de trabajo pueden
ser seguidas, controladas y evaluadas por el responsable; de esta manera,
cuando la organización está
lejos de cumplir con sus objetivos, es posible dictaminar un cambio en la
conducta y rectificar las acciones.
Es importante subrayar que también existen los llamados planes de
trabajo individualizados que son aquellos que son realizados por profesionales,
a nivel personal, con el claro objetivo de planificar sus labores y de acometer
un seguimiento de las mismas para ver si cumplen los objetivos previstos. Por
ejemplo, este tipo de planes es habitual que sean desarrollados por los
profesores dentro del ámbito educativo y en aquellos se incluyen todos los
datos relativos a sus alumnos para realizar un control del desarrollo de
aprendizaje de los mismos.
El plan de trabajo suele ser válido para un determinado periodo de
tiempo. De esta manera, las acciones que propone deben desarrollarse en un
cierto plazo y los objetivos tienen que ser cumplidos antes de una fecha
límite. Al concluir un plan de trabajo (que puede ser mensual o anual, por
ejemplo), éste es reemplazado por uno nuevo.